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Pourquoi le cahier des charges des PME conduisent à l’échec

Pour limiter les échecs dans leur projet, les PME rédigent des cahiers des charges. Il est vrai qu’avec un taux d’échec supérieur à 50 % les projets informatiques sont de loin les plus problématiques.

Lorsque vous rédiger, ou faite rédiger un cahier des charges, votre but est de :

  • Obtenir le résultat attendu
  • Vous protéger
  • Choisir un prestataire

Les raisons de l’échec

Pour une maison vous allez devoir faire les plans par un architecte, ou constructeurs, mais cela ne vous garantit pas que la réalisation soit conforme au plan initial. Il arrive, comme dans tout projet, des incidents de chantier qu’il faut gérer au quotidien.

Dans un cahier des charges classiques en informatique vous allez :

  • Décrire votre besoin
  • Détailler les services attendus
  • Finalement introduire le comment

La raison est simple, vous avez l’impression de maitriser complètement le sujet, vous avez fait une étude avant de vous lancer dans le projet, reçu plusieurs fournisseurs potentiels, qui vous ont aidé à définir la solution.

En informatique il existe toujours, au minimum, 2 solutions pour résoudre un problème, et plus votre problème est critique, plus le nombre de solutions est important. Finalement plus vous êtes en attente sur le projet, plus le risque est grand.

Plus vous rechercherez à remettre en cause des choix existants, plus vous risquer de perdre le chemin de l’efficacité. Ainsi certains projets d’entreprise sont régulièrement en échec, car il existe un fossé entre les utilisateurs et les concepteurs. Par exemple les ERP, CRM, tous les projets qui mettent en oeuvre des processus, et qui remettent en question le statu quo existant.

Enfin certains projets, malgré de nombreux contrôles, ont une durée qui dépasse de loin le délai initial, ou même le budget initial.

Faut-il faire appel à un professionnel pour la rédaction

Très souvent les PME et Collectivités font appel à des consultants spécialistes dans la rédaction du cahier des charges. Leur objectif est de défendre vos intérêts avant le commencement du projet.

La limite de leur mission pour les PME est que vous pouvez avoir le meilleur cahier des charges possibles, cela ne vous garantit pas la bonne réalisation. C’est pour cela que beaucoup proposent ensuite un accompagnement dans la réalisation.

Ce qui manque dans votre cahier des charges

Souvent absent des cahiers, ou trop simplement expliqué :

  • Définir l’environnement
  • Les processus existants
  • Les contraintes (utilisateurs)
  • Valorisation pour l’entreprise
  • Retour sur investissement
  • La qualité des retours utilisateurs

Les éléments clés d’un projet, c’est les utilisateurs, ils seront le facteur clé de la réussite de celui-ci. Ainsi leur implication au début du projet et tout au long de celui-ci vous permettra d’obtenir leur adhésion.

Le retour sur investissement doit être calculé par des gains notable et réel. Ainsi un commercial pourra avoir un suivi des offres pendant qu’il est en déplacement uniquement si son assistante stocke l’information dans le CRM par exemple. Ici le bénéfice est relier une contrainte qui n’existe pas au départ. Il est important de toujours définir la charge amont à un avantage. Dans ce cas précis il est possible d’automatiser la fonction en amont, ou pas.

Ne pas tout vouloir

Très souvent dans les projets ERP ou CRM, c’est la foison de fonctionnalité que vous n’aviez pas avant, ou qu’il n’était pas possible de faire. Combien de commerciaux à cause du CRM et de sa lourdeur de saisie perdent un temps précieux avec leur client ? Il n’existe pas de solution parfaite, mais il faut toujours choisir le chemin optimum.

Le chemin optimum, c’est le travail minimum à fournir pour obtenir un meilleur résultat. Si votre projet se limite juste à cette fonctionnalité, vous verrez votre projet sous un angle complètement différent. Ainsi parfois l’ajout de saisie, aura un impact final dérisoire en relation avec le temps perdu pour obtenir cette information.

Garantir le succès d’un grand projet

En tant que PME si vous voulez êtes sur que votre projet soit un succès, n’accepter pas des délais au-delà d’un mois. Même si la durée totale du projet est de 8 mois, vous devez pouvoir commencer au bout d’un mois à travailler sur le projet.

Cette méthode de travail pour un projet est plus contraignante pour le prestataire, mais vous garantit toute dérive du projet. Ainsi chaque mois, vous commencer à mettre en place vos contraintes dans le projet, et analyser toute dérive. Ainsi une interface non efficiente pourra être rapidement corrigée, un problème de désign pourra être repris à temps.

Et s’il n’est pas possible de couper votre projet, modifier votre projet. Combien d’entreprises on investie des milliers de dizaines d’euros dans des CRM, ERP, et qui sont toujours au bout de 3 ans dans l’attente de la fin du projet, et du retour sur investissement tant prévu au départ. Un projet ERP ou CRM peut durée sur 3 ans, mais pas la mise en oeuvre fonctionnelle complète de la solution. Dans le temps, votre demande va s’affiner, votre marché va évoluer, vous devez pouvoir vous adapter. À lire, durée d’investissement logiciel.

Le rôle du Virtuel DSI

Dans votre projet, vous pouvons interner au début avant la réalisation du cahier des charges, dans le choix de l’offre finale, dans la gestion du projet et sa mise en oeuvre, ou en médiation de projet.

Notre expertise dans la réalisation de projet pour nos clients nous permet d’analyser les offres, segmenter le projet pour vous garantir un résultat conforme a votre demande initiale.

Comme le Virtuel DSI travail en toute indépendance des parties prenantes du projet :

  • Obtenez ce que vous désirez,
  • Avec les retours attendus grâce à nos méthodes de suivi de projet.
  • Sachez en avance qu’un projet sera un échec et pourquoi
  • Valoriser la valeur du projet pour l’entreprise
  • Garder la maitrise de votre projet

 

 

Quelques sources d’information complémentaires :

  • Cahier des charges chez openclassroom
  • la méthode APTE

Filed Under: Performance du SI, Responsable Informatique, Virtuel DSI

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