Améliorer la rentabilité de l’informatique

Comment les entreprises font des économies avec leur informatique, et améliorent la rentabilité de leur investissement ?

Ce qui est important de comprendre au départ, c’est qu’il ne s’agit d’un montant d’investissement dans l’informatique ou système d’information. Mais plutôt d’avoir une autre approche vis-à-vis de l’information.

Plus rapide est diffèrent de plus performant

Ce n’est parce qu’un ordinateur à 3 ans qu’il n’est pas performant, et ce n’est pas parce qu’un ordinateur est neuf qu’il est plus performant.

La performance, c’est la FEE :

• Fiabilité : être sûr qu’il va fonctionner quand j’en ai besoin.
• Efficacité : facilite et simplifie le travail quotidien.
• Efficience : optimisé pour obtenir le résultat attendu.

Si vous commencez a regarder vos investissements informatiques par ces trois axes, votre vision de la performance de votre système va changer.

Si nous prenons la dernière mise à jour de votre logiciel de gestion ou ERP que vous avez installé. En quoi cette nouvelle version a permis à vos salariés de gagner chacun, par exemple, 5 min par jour ?

Si vous n’avez pas de gains quantifiables, vous avez un système d’information qui est un centre de coût. Et sachez quand même que le coût va encore augmenter au cours des prochaines années.

Voici quelques pistes supplémentaires pour augmenter la rentabilité de votre informatique.

L’automatisation

Je ne vais pas parler de robots tels que vous les imaginer, mais plutôt d’automate qui vont réaliser le travail à votre place.

Laurent réalise beaucoup de devis. Quand on regarde ses devis, Laurent a observé que beaucoup de ses devis se ressemblent. Dans sa solution de gestion ou ERP, nous avons créé des devis modèles afin que pour de devis très simple, la perte de temps soit minimale.

Dans les faits, un devis de 4 lignes prenait environ 5 min à faire, maintenant, c’est 3 minutes. Juste a changer le nom du client, les quantités, et le devis est terminé.

Et ce n’est pas tout, en plus Laurent a gagner en qualité : le modèle intègre tous les cas possibles, ainsi impossibles d’oublier un élément dans la rédaction du devis.

Il existe beaucoup d’autres méthodes adaptées à votre entreprise pour réaliser des automates, qui vont font gagner des minutes par jour. Ainsi, les 2 minutes gagnées sur un devis, c’est ridicule, mais à 5 devis par jour pendant 4 jours par semaine, cela fait un gain de 40 minutes dans la semaine. Et Laurent sait qu’il va utiliser ce temps pour trouver de nouveaux clients et développer son activité.

La qualité

Quand je parle de qualité, je ne parle pas de norme ISO 9001, 14000, 2800x, je parle de méthodes pour assurer que tout est bien fait.

Christine en a marre, a chaque fois qu’un intervenant extérieur réalise une opération sur sa machine, elle est obligée systématiquement de rappeler derrière, car il y a un truc qui ne fonctionne pas.

C’est le symptôme, il a fait quelque chose sur ma machine, et ça marche plus, ou tant que l’informatique ne touche rien, cela fonctionne.

Pour palier à ce problème, nous avons mis au point avec Christine une fiche de recette avant départ de l’intervenant. Cette liste de 14 points de contrôle à faire avant la fin de toute intervention sur le poste, ou un serveur de l’entreprise.

Temps total pour faire les tests 5 min, mais après Christine est sûr que son ordinateur est fonctionnel et qu’elle ne devra pas rappeler le technicien et perdre des heures parce qu’un programme, une imprimante, le scanner ne fonctionnent pas.

Christine au bout de 2 mois a décidé de généraliser le principe à tous les postes de l’entreprise. Certains ont 18 points de contrôle, d’autre 7 uniquement. Mais depuis la mise en place de ce système lors du départ de l’intervenant informatique, plus aucun problème, plus besoin de retéléphoner en urgence.

La maintenance hors horaire

Vous le savez, vous devez installer régulièrement des mises à jour sur vos serveurs, vos applications. Mais avez vous calculer combien coûte à l’entreprise ces coupures.

Pour une coupure qui impacte 5 personnes, c’est presque 500 € de l’heure. En tenant compte du temps perdu, du temps a rattraper, du tarif du technicien, de l’impact pour vos clients, etc.

Laurence, la responsable administrative, a estimé que le coût lors d’une mise à jour du logiciel de gestion avait un impact trop important sur le travail de ses collaborateurs. La raison est simple, une mise à jour tous les 6 mois du logiciel de gestion, comptabilité prenait de 2 à 3 heures. Et pendant ce temps, le classement, c’est bien, mais ne pas pouvoir répondre aux demandes des clients, c’est plus grave.

Après analyse, nous avons découpé l’installation en 2 parties, l’une sur le serveur et les déploiements sur les postes. La partie la plus longue est l’installation de la mise à jour sur le serveur environ 1 heure. Puis il faut ensuite 10 minutes par poste et par logiciel.

Depuis la mise à jour est installé le soir après 18h30 après le départ des collaborateurs, puis le lendemain matin, l’installation est faite sur les postes par ordre de priorité. Ce qui permet au global que le lendemain matin, l’indisponibilité sur les postes soit réduite à 10 min pour le premier et 30 min pour le dernier. Soit un temps moyen de 15 minutes pour tous les collaborateurs.

Savez-vous combien vous coûtez une indisponibilité d’une heure de votre informatique ? Faite, le calcul et vous serez surpris du montant quand vous prenez en compte tous les facteurs de coût et perte d’exploitation temporaire.

Approche centrée utilisateur

Cela choque souvent, mais j’estime que le coût de l’informatique doit être proche de 0. Pour simplifier cette approche, l’informatique sert des services au sein de l’entreprise, et n’a besoin que de très peut de budget pour elle-même. Ce budget doit se limiter à la sécurité.

Vous trouverez souvent cette approche sous l’appellation de re facturation du service informatique. Mais ce n’est pas que cela, c’est une approche centrée utilisateur.

Si le prestataire, le service informatique a une approche centrée utilisateur, il est devenu au service des utilisateurs, mais aussi des clients de l’entreprise. Avoir des dépenses pour l’informatique a proprement dit est comme jeter l’argent par les fenêtres (hors bien sûr, la sécurité).

Sylvie a un problème, chaque mois, il doit compléter un tableau de bord pour la maison mère. Les données de ce tableau sont issues d’une balance de sa comptabilité. La maison mère lui a expliqué comment depuis un export d’une balance dans le logiciel, elle peut facilement récupérer les chiffres et refaire la ventilation.

Mais Sylvie passe environ une journée par mois à faire ce tableau. Et bien sûr, c’est en période de fin de mois, au moment de l’envoi des relances clients, des récapitulatifs de facturation, de la préparation des payes. La maison mère exige que le tableau soit rendu au plus tard le 7 de chaque mois.

Sylvie m’explique son problème, et me demande si je n’ai pas une astuce pour refaire la centralisation de montants en automatique. Et aussi avoir un contrôle qui lui permet de vérifier que les montants sont justes. Il est arrivé par le passé d’avoir oublié une somme, et d’avoir cherché pendant 2 heures le montant manquant.

Nous avons construit ensemble un tableau de synthèse qui a permis à Sylvie avec un simple copié-collé de sa balance dans un tableau Excel, de regrouper automatiquement les montants suivant la nomenclature de la maison mère.

Au final Sylvie passe maintenant moins de 2 heures par mois à faire le tableau et a pu s’adapter au changement de la règle de la maison mère, car le tableau devait être remis avant le 3 de chaque mois. Sylvie a aussi partagé son tableau de synthèse avec d’autres filiales qui passait elle aussi trop de temps à faire le récapitulatif mensuel.

Etes vous parfaitement certain que dans votre entreprise vos salariés ne passent pas des heures à refaire des saisies de données existantes ?

Amélioration continue

Sans doute parce que le monde ne s’est pas fait en 1 jour, il est important que chaque jour amélioré l’existant, sans forcement vouloir a chaque fois tous révolutionnée.

Dans son entreprise Nicole, DAF, après 5 ans d’amélioration continu a parfaitement su maîtriser le concept. L’entreprise du bâtiment emploie 36 personnes en 2008. Le service administratif est composé de 2 personnes et 1 étudiant en alternance.

Nicole sait expliquer son travail en mode processus, et séquencé chaque action dans son travail mensuel. Ainsi progressivement et aussi suivant la réglementation, chaque trimestre, nous avons amélioré son utilisation de son informatique.

Nicole a horreur de réaliser 2 fois une saisie, et ne comprend pas qu’il faille perdre du temps en ressaisie. Peut importer le logiciel métier ou bureautique, il faut que l’ordinateur soit son assistant et pas l’inverse.

Grace à ces améliorations continue des processus dans l’usage pour elle-même et les autres salariés de l’entreprise, elle a pu limiter le coût administratif de l’entreprise.

Entre 2008 et 2013 l’entreprise est passée de 36 à 78 salariés. Dans la même période, le personnel administratif, Nicole y comprit est resté stable : 2 salariés, et sans devoir recourir à de nouveaux alternants.

L’amélioration de l’usage de l’informatique, améliore sa rentabilité, limite les coûts, limite le personnel administratif. Mais surtout permet à chacun de finir sa journée sans stress.

Lequel de ces modèles peut être utile pour améliorer la rentabilité dans votre entreprise ?