J’étais cette semaine en rendez-vous chez un nouveau prospect. Nous avons un entretien pendant lequel il m’explique ce qu’il attend de son prestataire informatique. Découvrons où se trouve la valeur dans son système.
Audit rapide du parc
Pendant un moment, il m’explique son informatique : son serveur, ses postes, les application présentes. Nous détaillons ensemble les applications par fonction. Il me parle que certain utilisateurs n’ont pas la même version de Microsoft Office, normale, c’est un problème courant quand l’achat des licences se fait avec l’ordinateur.
Je demande ensuite s’il dispose d’une documentation de son installation. Malheureusement, son prestataire n’a pas pris le temps de réaliser une documentation de l’installation. Je lui explique qu’il faudra réaliser un audit du parc et du réseau, avant de pouvoir commencer la mission, et qu’une documentation à jour aurait permis de faciliter le travail.
En 30 min, nous réalisons le tour de son parc matériel et logiciel.
Et sa question finale : « vous avez tous les éléments pour me faire un devis ? »
En fait non !
Les besoins des utilisateurs
Je demande s’il dispose une liste, un cahier des problèmes que rencontrent les utilisateurs dans leur quotidien. Les utilisateurs n’ont pas de besoin, hormis lorsque leur ordinateur a un problème, ou que le serveur déraille.
L’informatique extérieure
Quand le dirigeant pense avoir fait le tour de son informatique, je lui demande des informations sur son site web :
- A quoi vous sert votre site web aujourd’hui
- Avez-vous des contacts depuis votre site web ?
- Et bien sûr qui assure la maintenance régulière de celui-ci
Avant l’entretien, j’avais réalisé une petite enquête sur ce que je pouvais voir de l’extérieur de l’entreprise. J’avais notamment noté que la version de WordPress utilisé pour son site web n’était pas à jour. Je savais aussi que ses e-mails passent par un serveur OVH de son prestataire web.
Je pose aussi quelques questions simples sur la qualité des e-mails, la quantité d’e-mails reçus chaque jour.
Mais ce dirigeant ne comprend pas pourquoi je pose des questions sur son informatique extérieure à ses murs. Je lui explique simplement qu’il existe un lien entre son informatique intra-muros, et celle qui est sur internet. Ainsi, ses e-mails transitent par un serveur internet avant d’arrivée dans l’entreprise. Qu’une demande de contact depuis le site web doit transiter par une adresse e-mails spécifiques, etc.
Même si vous ne pouvez toucher l’informatique extérieure à votre entreprise (serveur web, serveurs e-mails, domaine internet, etc) ces éléments font partie de l’informatique de l’entreprise. Car pour ce dirigeant, et comme beaucoup d’autres, ce qui passe sur le web n’est pas relier au système d’information de l’entreprise.
Puis je pose des questions simples sur la sécurité : les sauvegardes, antivirus, plan de continuité.
Qui est vous ?
Nous poursuivons l’entretien sur l’entreprise, ses valeurs, ses concurrents, ses produits, ses clients. Je sens mon interlocuteur soulagé d’arrêter de parler de technique informatique et de se concentrer sur son entreprise et sa valeur ajoutée.
Cette entreprise industrielle de 20 personnes fabrique des produits depuis 20 ans dans la région. Ses clients sont nationaux, et gérer par 1 commerciale et lui-même. Son organisation est composée d’une assistante, d’une comptable, d’un responsable d’atelier, d’assistantes commerciales, et personnel de production dans un atelier.
Qui sont vos concurrents sur le marché aujourd’hui ? J’ai besoin de ses éléments pour analyser l’informatique de ses concurrents (partie visible sur internet), et pour pouvoir réaliser une analyse comparative de leurs outils.
Où est la valeur ?
Nous venons de passer une heure d’entretien avec le dirigeant, mais pour l’instant, je ne sais pas ce que veut mon prospect. Hormis une maintenance et un maintien en condition opérationnel de son informatique.
Comme c’est notre premier entretien, je ne peux pas poser la question sur quelle est sa stratégie pour son entreprise, car trop souvent les dirigeants sont géné de parler de leur stratégie avec un prestataire lors d’un premier rendez vous.
Je pose alors des questions :
- Qu’est-ce que vous voulez que votre informatique vous simplifie à l’avenir ?
- Est-ce que vous travaillez en mobilité, et comment ?
- Avez-vous besoin de nouveaux clients et prospects ?
- Est-ce que ses utilisateurs sont satisfaits de leur outil informatique ?
- Quelles sont les demandes des clients existants ?
Changer d’approche
Pourquoi ces questions sont importantes : car si votre ordinateur, c’est simplement une machine à écrire sophistiquée, votre informatique restera un centre de coût qui sera, d’année en année, de plus en plus important.
L’important n’est pas de changer un ordinateur avec 2 To de disque dur, 4 Go de mémoire un processeur I5 si vous passer toujours 30 min à rédiger un devis depuis 10 ans.
Changer l’approche, c’est oublier la technologie, mais de passer dans l’usage. L’usage, c’est de donner les moyens à vos équipes tout ce dont elles ont besoin pour faire leur travail, plus vite, plus facilement, sans devoir perdre de temps. Cela peut être un nouveau ordinateur, un automate, une minie formation, un système anti spam, une sauvegarde efficace.
Pour faire un parallèle que je fais souvent, c’est quelle est la valeur pour l’entreprise d’avoir un serveur de messagerie en interne. Est-ce que votre métier, c’est de gérer des e-mails, ou est se traiter le contenu des emails (argument très connu quand on est Google Apps).
L’usage permet à votre informatique de valoriser vos avantages concurrentiels, de limiter les charges, de faciliter le développement de votre entreprise. Alors que ce soit un ordinateur, un serveur, un logiciel, quelle est la valeur de celui-ci dans votre quotidien ?
Est-ce que vos investissements sont le reflet de votre stratégie d’entreprise, ou simplement des machines a écrire évoluée (typex intégré). Utilisez-vous des modèles de documents, devez vous faire des ressaisie pour vos tableaux de bord. Finalement, si vous le réalisiez en mode papier ne gagnerez-vous pas du temps ?
Si la réponse est oui ou presque, votre système d’information ou informatique est un centre coût. Soyez assurer que le coût va encore augmenter dans prochaines années.
L’usage change tout
L’approche par l’usage libère du discours technique dans lequel les dirigeants, les comptables, ne sont pas à l’aise. Vous le savez si vous ne comprenez pas parfaitement le langage technique, vous avez des chances d’avoir une usine à gaz.
Alors plutôt que de parler de technologie, parlez de vos usages dans votre langage métier. Si votre interlocuteur parle technique, dis-lui simplement que vous n’avez pas compris.
Vous devez vous poser la question : si j’investis dans mon informatique, qu’est-ce que le système va faire à ma place. Et que vais-je faire du temps gagné ?
Par l’usage, votre informatique devient un assistant qui va réaliser un grand nombre d’opération a votre place. Mais il est votre assistant, vous n’êtes pas son esclave.
Ensuite, l’usage, c’est tellement simple, peut importer que vous ayez la solution de l’éditeur X ou Y, vous avez le système qui vous fait gagner chaque jour. Ensuite par l’usage, il est beaucoup plus simple de former vos personnels et ainsi de les aider à réaliser leur travail quotidien.
Crédits des images: Unsplash.
Jean Manon says
Merci beaucoup pour votre article. Je trouve que les informations sont en effet vraies et peuvent être d’une grande utilité à la plupart des entreprises.