Quelle taille de PME
Il existe pas de PME qui n’ait pas besoin de faire son budget et ses objectifs chaque année. Pour le budget informatique, à partir de 5 postes ou un serveur.
Même si vous êtes consultant sans salarié, vous devez quand même faire votre plan informatique, comme faire votre plan marketing.
Budget simplement
Lorsque vous réalisez votre budget, c’est aujourd’hui la seule occasion de penser matériel, logiciel, switch, routeur, serveur, etc. L’informatique est aujourd’hui orientée vers les affaires, au moment du budget vous allez faire le lien entre vos objectifs d’affaires et vos besoins matériel et services
Pour démarrer votre budget
Pour démarrer votre budget vous aurez besoin des éléments suivants :
- Calcul des coûts réels de l’année précédente
- Votre plan informatique
Bien que le budget soit possible sans plan informatique, c’est un élément important pour votre stratégie future.
Le calcul des coûts réels de l’année précédente doit comprendre tout ce qui est lié à l’utilisation de votre informatique (système d’information). Voici une liste non exhaustive des coûts que vous devez trouver dans votre comptabilité :
- Les prestations réalisées dans l’année par vos fournisseurs informatiques
- La maintenance des logiciels
- Achat de matériels et logiciels de l’année
- Investissement lié à votre site web (design, logiciel, etc.)
- Service télécom (téléphonie, mobile, accès internet, SDSL, etc.)
- Consommables (toners, papier, bandes sauvegardent, etc.)
- Formations
Dans le modèle que vous pouvez télécharger ici, vous pourrez constater que chaque coût est ventilé par métier. Cette notion est importante pour avoir une vision plus juste des coûts liés à l’informatique par fonction, et non avoir un coût global. Cette notion est importante pour une analyse concurrentielle.
Ainsi si vous êtes équipé d’un logiciel de paye, vous allez affecter tous les coûts (achat, maintenance, etc.) au service RH. L’analyse par métier, RH par exemple, pourra vous indiquez combien vous coute ce service, et pouvoir trouver des pistes d’externalisation. Comme vous avez vos coûts, vous pourrez très facilement comparer. Cela ne tient pas compte du temps passé par votre service RH à préparer la paye, mais dans tous les cas, ce travail de préparation sera à faire (heures supplémentaires, prime, commission, etc.).
Faites votre inventaire
Avant de calculer le montant de votre budget, vous devez faire aussi l’état de votre parc. Si votre parc est trop important, vous pourriez avoir besoin d’un système qui réalise l’inventaire pour vous (spiceworks, open-audit, votre fournisseur de service managé).
Quand on parle d’inventaire matériel et logiciel, vous pensez aux ordinateurs mais n’oubliez pas :
- Téléphones portables
- Tablettes
- Logiciel pour tablette et téléphone
- Onduleurs
- Sauvegarde
Une fois votre inventaire disponible, vous allez devoir ventiler le ventiler par métier ou service. Cela va vous permettre de faire une analyse analytique, et surtout ne pas considérer l’informatique comme un coût global pour l’entreprise, mais un coût par service rendu.
Même si vous êtes une TPE, cette notion de refacturation par service de l’informatique vous apportera une meilleure vision pour les choix futurs. Ainsi le portable d’un commercial sera affecté au service commercial pour son travail de recherche de client. Et non plus un ordinateur de plus qui impacte toute la structure.
Peu importe que vous soyez en location ou en achat (investissement), vous devez référencer tous les éléments nécessaires au bon fonctionnement de votre informatique.
Définir les règles de remplacement
Vous avez maintenant la liste complète de vos équipements liés à l’informatique, il faut maintenant définir quand vous allez changer vos matériels et logiciels.
- Poste de travail : 3 à 5 ans
- Téléphone portable et tablette : 2 à 4 ans
- Serveurs : 5 à 7 ans (uniquement si sous garantie)
- Logiciel bureautique : maximum 2 versions d’écart
- Logiciel de gestion, ERP et comptable : 3 à 5 ans
- Logiciel métier : 5 à 7 ans
- Matériel actif (switch, routeur, etc.) : 5 à 7 ans
- Imprimantes et copieur : 3 à 5 ans (suivant votre contrat)
- Onduleur : 3 à 5 ans (faire un diagnostic tous les ans)
- Vos OS (Windows, Linux, Mac) supérieurs à 7 ans
Changer de logiciel de gestion tous les 3 à 5 ans
Voici sans doute, l’élément de cette liste sur lequel vous n’êtes pas d’accord. Surtout si votre entreprise a investi 10 ans de son budget dans un logiciel ERP, et que celui-ci a mis 3 ans à être fonctionnel.
Quand je parle de changement, c’est pas l’installation de la mise à jour annuelle du logiciel, c’est changer de logiciel, envisager le changement.
Si vous souhaitez savoir pourquoi, lisez cet article, et ensuite revenez sur la création de votre budget.
Une fois vos dates de fine vie définies dans votre inventaire, vous avez une vision des remplacements de votre parc à faire. Vous allez pouvoir consulter vos revendeurs, afin d’obtenir des éléments chiffrés. Je vous reparle plus loin des consultations.
À ne pas oublier lors de vos demandes de devis
Si vous souhaitez que votre budget informatique soit le plus réaliste, n’oubliez pas d’inclure dans les remplacements :
- Frais d’installation
- Les licences bureautiques (OEM)
- Le transfert des données
- Le transfert du profil utilisateur
- La valider chèque liste d’installation
Inventaire des services
Vous allez maintenant lister tous les services internet que vous utilisez :
- Coût lié à votre site web (hébergement)
- Coût externe lié à votre site web (maintenance)
- Service CRM
- Service de messagerie externe (Cloud, extension hébergement, etc.)
- Service lettre d’actualité (newsletter)
- Service téléphonie internet
- Service bancaire (abonnement internet)
- Service certificats
- Sauvegarde en ligne
- etc
L’avenir
Pas besoin de regarder dans une boule de cristal, vous savez si vous pensez embaucher du personnel pour l’année suivante, lancer de nouveau projet, ou à l’inverse réduire une branche qui ne fonctionne pas.
Ces développements ont souvent un impact sur le nombre de postes, le nombre de licences dont vous aurez besoin. Ajuster ces éléments dans votre budget, pour qu’il reflète votre futur.
Si vous ouvrez une nouvelle agence vous devez aussi prendre en compte dans les frais d’ouverture, les frais liés à l’informatique et les services associés.
N’oublier pas non plus que parfois l’ajout ou la mise à jour d’un logiciel peut avoir un impact sur votre parc :
- Version non compatible
- Besoin de matériel plus puissant
- Niveau de sécurité insufisant
La consultation fournisseur
Si vous ne bénéficiez pas d’un conseil indépendant, comme le Virtuel DSI ou DSI Externalisé, vous allez lors de votre consultation écouter ce que vous recommandent vos prestataires principaux. Ils connaissent votre environnement, et doivent vous conseiller sur les points que vous avez négligés, ou pas pris en considération.
N’hésitez pas non plus à demander des devis indicatifs. Vos fournisseurs informatiques doivent être vos partenaires dans le développement de l’entreprise, tous comme votre DSI externalisé. Pour bien vous conseiller, il est souhaitable de partager avec lui aussi votre plan informatique.
Au final vous pourrez avec votre fournisseur informatique discuter de votre budget, des choix qu’il faut faire, des priorités à donner. Laisser le professionnel donner son avis, vous pourrez aussi le confondre avec un autre prestataire.
Finalisation de votre budget
Vous avez maintenant tous les éléments pour votre budget :
- Votre plan informatique
- Les données de l’année précédente
- Le besoin de renouvellement
- Les projets à venir
Vous pouvez maintenant commencer la compilation de tous ces points pour réaliser votre budget. Vous pouvez télécharger ici notre modèle avec dimension d’analyse comptable, informatique, application et métier.
N’oublier pas de noter dans votre budget ce qui est récurent, nouveau, ou innovation. L’innovation ce sont les éléments de votre plan informatique que vous allez mettre en place sur l’année.
Enfin un budget informatique ne se limite pas à 12 mois. Suivant vos projets, votre plan informatique, il est parfaitement possible d’avoir des budgets sur 18 mois.
Un budget sur 18 mois c’est l’un des meilleurs compromis qui existe. Il va vous permettre d’avoir une prévision des dépenses sur l’année fiscale de l’entreprise, et aussi après l’année fiscale. Si par exemple l’année a été meilleure que prévu soit en terme d’économie, soit en terme de chiffre d’affaires, vous n’avez pas préparé des projets à la hâte. Vos projets sont planifiés sur une période étendue, et ainsi évitent toute dépense sans avoir pris le temps de réfléchir longuement sur l’impact sur la stratégie de l’entreprise.
Et le marketing
Comme toujours la première version est la version idéale, mais qui risque de ne pas être en adéquation avec la somme que vous avez disponible. C’est très courant, et il faut parfois plusieurs révisions pour arriver à la bonne version.
Le budget informatique des PME françaises est compris entre 1,5 et 4 % du chiffre d’affaires suivant le secteur d’activité. Pour mémoire il est de 5 % pour les entreprises américaines.
Le marketing et l’informatique ne sont jamais loin l’un de l’autre. L’un n’agit pas sans avoir un impact sur l’autre. Pour une campagne d’émailing, vous aurez besoin de l’informatique pour envoyer les emails, et du marketing pour concevoir le message par exemple.
Même s’il ne faut pas fusionner les 2 budgets, une étroite collaboration entre les entités est aujourd’hui indispensable. Ainsi le site web sera à la charge du budget marketing même si sa gestion et maintenance est assurée par l’informatique. Le budget marketing des PME françaises est de 5 à 9 % de leur chiffre d’affaires.
Quel rôle pour le Virtuel DSI
Le Virtuel DSI ou DSI externalisé, va vous aider à rassembler les éléments pour votre budget, définir ensemble votre politique de remplacement, faire le bilan des services, et créer une première version du budget.
Dans sa mission le Virtuel DSI est indépendant des marques et éditeur, aussi son rôle sera d’analyser et comparer les offres proposées par votre fournisseur existant et challenger celui-ci pour une meilleure offre financière.
Ensuite suivant vos postes, vous obtiendrez un rapport sur l’opportunité d’externaliser certaines fonctions. Grâce au calcul des coûts et à la segmentation vous saurez précisément si la solution est envisageable.
Grâce au plan informatique (système d’information) vous aurez une vision à long terme des progrès que votre entreprise va faire pour mieux maitriser sa transition numérique.
Les méthodes que nous utilisons vous permettent d’avoir un budget rapidement en économisant des heures, et vous obtenez un budget adapté à votre entreprise et limitez le nombre de versions.
Gagner du temps
Enfin, et pour l’année prochaine, n’oublier pas de mettre en place votre suivi des dépenses lors de la réception de facture fournisseuse, vous gagnerez beaucoup de temps pour l’année prochaine.
J’espère que vous aurez compris que le budget est un processus qui n’est pas fait sur un coin de bureau en 10 minutes, mais un vrai processus d’entreprise. Grâce à ce processus vous serez maitre de votre informatique.
L’informatique est au service des entreprises pour servir ses objectifs d’affaires, garder cela en mémoire pour tous rendez-vous avec un prestataire.