Avant de poursuivre, je vous conseille de prévoir un moment calme de 15 min pour prendre le temps de réfléchir à votre informatique locale, vos services Cloud, votre site internet.
Maintenant que vous avez prévu 15 + 1 min sans interruption, vous allez pouvoir commencer le travail préparatoire de votre déclaration CNIL.
Prenez une feuille A4 (ou un tableur), et tracé dessus 3 colonnes égales en largeurs.
1ère Colonne
Si vous avez un site web, indiqué site web sur la dernière ligne.
Sur chaque ligne vous allez dans un premier temps dans la première colonne lister tous les programmes informatiques qui sont mis à disposition de vos utilisateurs. N’oubliez pas les services Cloud. Ne tenez pas compte des logiciels bureautiques (Office, Open Office, 7Zip, etc.).
Une fois que vous avez fini cette liste dans la première colonne, nous allons maintenant passer à la deuxième colonne.
2ème Colonne
Vous allez indiquer s’il s’agit de données générales, ou de données personnelles.
Pour faire très simple, si une donnée permet d’identifier une personne elle est personnelle, sinon générale. Par exemple l’adresse email : contact@t2iconseil.fr est une adresse email générale car je n’ai pas d’information sur le destinataire, par contre pascal@t2iconseil.fr (fictive) est une adresse email avec un destinataire défini.
Vous allez ainsi passer au crible tous vos programmes pour savoir s’ils intègrent des données personnelles ou des données générales.
Très important, n’oublier pas non plus les fichiers tableur de prospect, liste d’employé, etc.
3ème Colonne
Vous allez maintenant définir les objectifs du fichier qui est créé. Ainsi le fichier de votre logiciel de votre ERP a pour objectif de faire la facturation, votre logiciel comptable de réaliser la tenue de la comptabilité, votre CRM la gestion de vos clients et prospects, les informations pour la paye l’établissement des payes, etc.
Vous avez maintenant réalisé la moitié du travail, dans 2 jours vous allez recevoir un email qui va vous indiquer la procédure à suivre pour réaliser vos déclarations CNIL.
Pendant ce temps, je vous conseille de faire circuler votre liste auprès de votre comptable/RH interne, commercial, pour être sur de ne rien avoir oublié.
Vous pouvez trouver un exemple ici
Avant de nous quitter, pouvez-vous prendre 1 minute pour remplir ce formulaire qui nous permet de savoir combien de temps cette opération vous a pris
Vous avez fait le plus dur,
On se retrouve dans 2 jours pour la suite
Cédric DELBERGHE
Consultant Digital Ethique